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Office365:如何有效管理会议详细信息和会议纪要

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如果您的团队尚未使用Microsoft Teams 功能来集中管理与内外部用户组织会议或者整理会议纪要,那么你可以采用Outlook和OneNote集成的功能来有效管理会议详细信息,包含日期、位置、议程、主题和与会者,同时也可以将完整的会议记录发送给与会人员,那么如何操作呢?

  • OneNote中插入从Outlook中获取的会议信息详情
  • 完整的会议记录email给与会人员查阅,确保大家理解一致

说明:确保会议详细信息添加到OneNote中,你需要保证计算机上同时安装了Outlook 2016和OneNote 2016或者Office 365 ProPlus版本。

OneNote中插入从Outlook中获取的会议信息详情的操作步骤:

  1. 在OneNote中,在Home页新建一个Page,然后展开Meetings->Meetings Details,点击Office 365 Consultant Scope,如下图所示:

Office 365:如何有效管理会议详细信息和会议纪要

说明: 若选择今天召开的会议,直接在列表中选择其时间和主题,若要选择其他天召开的会议,请选择“Choose a Meeting from Another Day。

2.会议详细信息作为文本添加到OneNote中了,你可以在OneNote中随意补充、更改或者删除任意部分,而不会影响你Outllok日历中的原始会议通知,如下图所示:
Office 365:如何有效管理会议详细信息和会议纪要

完整的会议记录email给与会人员查阅,确保大家理解一致的操作步骤:

1.会议结束后,会议纪要整理完毕后,点击工具栏中的Email Page,如下图所示:
Office 365:如何有效管理会议详细信息和会议纪要

2.直接弹出New Email页面,邮件接收人自动识别为与会人员,标题自动识别是本次会议讨论的内容,如下图所示:
Office 365:如何有效管理会议详细信息和会议纪要

说明:点击发送后,与会人员将收到这封会议详情的邮件,管理非常方便,你也可以直接点击Outlook Item链接查阅之前的会议邀请等等。


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