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如何解决预约会议室冲突问题
谷一智慧门牌
2022-04-17 16:30湖北
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如何解决预约会议室冲突问题
现在是星期二早上，几个部门在远程工作了这么长时间后都渴望亲自安排会议。
没有人预料到会议室会短缺，但当他们到达时，会议室状态显示一切都已预订。然而，其中一半的会议室实际上是空的。很久以前有人预订了它们，只是从未取消过预订。会议室安排不应该如此令人沮丧。
一个熟悉的问题也可能卷土重来：关于可用会议室的“虚假稀缺”问题。
当员工依靠 Google、Outlook 、 Office 365、钉钉、企业微信或企业OA 等日历系统来安排会议室时，就会发生这种情况。这些应用程序允许任何人在创建新会议时重复预订会议室，但它们并不总是反映当今工作场所的现实。
如何持续简化会议室安排
面对面的会议可能会在一瞬间变成虚拟的。一次快速、随意的谈话或几条 Slack 消息可能会取代定期安排的每周会议，但没有人记得取消会议室预订。员工转到另一个工作机会，但他们所有经常性的会议室预订仍保留在公司的日历应用程序中 - 因此，当员工搜索可用会议室时，他们找不到任何会议室。
他们没有按计划召开部门会议，也没有在安静的会议室里接听重要的客户电话，而是在走廊里快速挤成一团，或者在楼梯间接听电话。
它不必是这样的。使用正确的会议室预订系统，您可以消除会议室安排的三个主要问题：虚假稀缺、虚拟预订和重复预订会议室。
使用会议室预约软件可以解决的 3 个会议室预约问题
会议空间的虚假稀缺
GOODEEY会议预约软件和会议室电子门牌都具有制衡系统，可帮助您消除无人值守的预订方法。
一种方法是使用管理控制来要求每次预订都登记使用。如果在一段时间后没有人登记使用，则该会议室可以再次预订。
这两种解决方案还与传感器集成，以收集有关会议室使用情况的实时数据，因此如果在一段时间内未检测到任何活动，您可以自动取消会议室预订。
通过GOODEEY应用程序或MeetingApp移动端小程序，员工可以查看所有可用会议室并搜索最适合其需求的空间。
他们可以查看会议室位置、搜索同事附近的会议室、查看会议室容量以及可用的会议室设备和大小。
这些会议室预订工具的另一个好处是能够将任何平板电脑变成会议室综合屏。这使员工可以轻松一目了然地查看会议室的可用性、立即预订或延长他们自己的预订。
无人值守预订
无人值守的预订，有时称为“幽灵”会议，发生在有人在日程发生变化时忘记取消预订。当同一个无人值守的预订在您公司的日历上数周或数月未被注意到时，会议室就会空无一人，耗尽宝贵的空间和资源。某人将“僵尸会议”一词注册为商标，指的是当员工离开公司并忘记取消所有先前安排的预订时，这些经常发生的无人值守预订。
钉钉智能会议室和 Microsoft Outlook 等日历应用程序可能有助于个人用户或小型团队查看他们的特定日程安排，但尝试在基于日历的应用程序中管理多个会议空间可能会变得很棘手。
双重预订
花了两个星期，但你做到了。您终于设法找到了一个 30 分钟的时间段，每位与会者不仅有空，而且安排在当天在办公室。
您已经制作了一个出色的 PowerPoint，概述了您几个月来一直在谈论的新计划。您已经预订了一间会议室，里面有充足的座位和演示所需的设备。
只有一个问题：当你到达会议室时，你发现另一个团队已经预订了它——一整天——即使会议室在你的 Outlook 应用程序中被列为可用。不幸的是，这是使用 Outlook 进行会议室安排的缺点之一。在 Outlook 中创建事件时，您可以选择将其指定为“全天”或选择特定时间。如果您选择“全天”，则为会议选择的空间仍将对其他 Outlook 用户显示为免费。
最好的会议室预约解决方案甚至不让双重预订成为一种选择。一旦有人预订了当天的会议室，其他用户在搜索时就不会看到它可用。
如何找到合适的会议室预约软件
为您的员工预订会议室应该像点一杯咖啡一样简单：简单、快速且可通过智能手机或平板电脑访问。正确的解决方案将使员工能够获得丰富，而不是虚假的稀缺感。
如果您有一个拥有多个地点的大型组织，GOODEEY可以简化会议室安排和办公桌预订，同时通过包括空间管理软件和其他设施管理工具的集成工作场所管理系统提供对整个办公空间投资组合的全面可见性。
GOOODEEY会议预约软件的存在即可解决会议室预订遇见的诸多问题，通过软件与硬件的结合，给每一间会议室标注标签，明确其使用状态，充分利用企业的办公资源，使所有员工可以在平等的平台上进行办公以及团队协作
1. 创建日程
进入官网：，用邮箱注册并登录账号。如果是为公司创建，建议使用公共邮箱注册，以免因人员变动导致邮箱停用。该邮箱也会被用于接收客户的咨询。若打算使用Zoom进行会议，建议使用和注册Zoom相同邮箱。
选择 "+ New Event Type" 创建新的日程。
登录后看到的界面，我的界面上已经有了三个创建好的日程
2. 选择会议类型
选择One-on-One，即让用户根据我们提供的时间段选择适合自己的时间。
选择会议类型
3. 填写日程基本信息
3.1 日程名称和描述
为该日程起名、填写基本介绍信息；会议的名称、描述都是顾客在预约页面可见的内容，因此需要简单明确，点名该会议的内容、目的以及用户可能需要做的准备。
日程基本信息编辑页面
3.2 绑定Zoom账号
若是想与海外的客户进行视频沟通，那Zoom自然是不二之选，是网课、会议的必备神器，类似于腾讯会议。
受邀的用户无需在Zoom上进行注册即可加入会议，但身为会议发起者的我们是需要注册账号的。免费的Zoom账号仅能在美区使用，且当会议超过40分钟时会自动登出，打断会议。尽管在被登出后无论是发起者还是客户都可以通过同一Zoom链接再次登入会议，但容易给客户营造不好、不专业的印象，且如果会议时长再次超过40分钟还会被再次登出，因此如果会议时间较长的话还是推荐购买付费版账户，确保不会出现这样的问题。
如果将Zoom账号绑定在Calendly账号后，当客户通过Calendly预约会议时就会自动在Zoom端生成会议，无需手动在Zoom端创建和添加，可以大大提高效率。在以上的日程基本信息页面中“Location”的部分选择“Zoom，”就会弹出Zoom绑定相关的页面，登录Zoom账户即可绑定。
选择地址
3.3 选择日程颜色
Event color是只有在Calendly后台内部可见的内容，顾客无法看到，仅用于帮助我们自己区分不同的日程，可以用于区分不同类型日程的重要程度，例如：
红色 = VIP客户
橙色 = 普通客户
绿色 = 新客户
有10种日程颜色可供选择
创建好颜色后，即可在首页区分不同的日程：
日程的颜色会分别显示在对应日程的最上方
此外在Scheduled Events页面也可以根据颜色查看预约的用户都是来自什么日程的用户：
可通过颜色轻松判定每个用户预约的日程
4. 设置日程具体细节和预约规则
4.1 最多可提前多久预约？
根据本人访谈用户的经验，被用户放鸽子是家常便饭的事情。担心用户预约的时间离现在太远会忘掉会议？可以通过Date Range限定用户能够预约的最远的日期。根据本人以往的经验来看，这段时间通常最好不要超过两周，4-7天左右比较合适。
设置最多可提前预约的区间
4.2 每个会议有多长？
会议的时长取决于你设置的问卷有多长，一般时间在30分钟-1小时比较合理。此处Duration的设置仅会影响会议在日历上呈现的时间长度，并不代表超出该时间就会被自动弹出会议。
设置会议的时长
4.3 设置可预约的时间
Calendly提供的默认时间表是按照我们自己时区的9am-8pm可用的，但如果你的公司上班时间与其不一或愿意额外增加一些可用于预约的时间点，则应该选择“Set Custom Hours”自由设置可预约的时间。
自由设置可预约的时间段和日期
如果遇上节假日等，可以选择右侧的“Add a Date Override”覆盖平时的时间，单独为某日的可预约时间进行调整。
可用时间按照中国的时区设置即可，Calendly可以根据被邀约者系统的时间自动将这些时间转换为他们所在时区的时间，我们也可以在客户预约成功的通知邮件里看到他们具体位于哪个时区。
但Calendly有一大弊端是无法自动展示用户所预约的时间在他们自己时区内是几点，因此可通过第三方网站，如Time Zone Converter – Time Difference Calculator (timeanddate.com)进行换算。
若想设置为全天可约，设置为12am-12am即可，预约界面即显示当天全天都可约：